Por defecto, el sistema permite solo a administradores y conserjes realizar la reserva de un espacio común.
Los copropietarios también pueden realizar una reserva, pero se les debe otorgar permisos para realizar esta acción. Para esto, debe editar los permisos para usuarios copropiedad en el menú Administrativos (usuarios -> Permisos).
Existen 2 formas para registrar la reserva de un Área común
Desde Áreas comunes
Para realizar la reserva de un área común, primero debe hacer click en Conserjería - Áreas Comunes luego debe hacer click sobre el área común que necesita reservar.
A continuación, aparecerá una pantalla que muestra un calendario, en el que se visualizan todos los departamentos que han realizado la reserva del espacio común, junto con la hora a la que fue reservada.
En la esquina superior derecha, se muestran dos botones: Nueva Reserva y Histórico
En Histórico, se muestran todas las reservas realizadas al área común, con el departamento que lo reservó y la hora a la que fue reservada.
En Nueva Reserva, se puede realizar la reserva de un área común, desplegándose un formulario en el cual se debe detallar:
- Fecha y hora desde (y hasta) que se desea reservar el área común.
- Departamento que solicita la reserva.
- Ingreso asociado, en caso de que la reserva genere algún ingreso (se puede asociar tanto a un ingreso ya existente, como a un ingreso nuevo. Este último puede ser realizado desde el mismo formulario).
- Comentario, en caso de que corresponda.
Desde Reservas
Vaya a Conserjería - Reservas, para agregar una nueva reserva seleccione el botón en la parte superior derecha que dice REGISTRAR y seleccione el Área Común a reservar:
Seleccione el botón verde Nueva Reserva.
Ahora, deberá ingresar los detalles: desde y hasta qué día será la reserva, qué departamento está reservando, si existe algún ingreso asociado y un comentario sobre la reserva.
Para finalizar, haga click en Guardar.
Importante: Por defecto, el sistema impide que 2 reservas sean generadas para el mismo horario y área común por distintos departamentos. Además, se debe mantener al menos 1 minuto de diferencia entre reservas (es decir, si un departamento reservó desde las 20:00 hasta las 21:00 y otro desea reservar desde las 21:00 hasta las 22:00, para el segundo caso se debe anotar en la reserva desde las 21:01 hasta las 22:00).
Nota: la ventana de reserva muestra el formulario dependiendo de la configuración de reserva del área común, si el área se encuentra configurada por bloques de reserva, la ventana tiene otra disposición los casilleros y formularios
*Perú: Esta guía es sobre el uso del módulo de Portería y Áreas Comunes