El bloqueo contable es una herramienta preventiva de eventuales descuadres que podrían ocurrir bajo ciertas circunstancias.
Al calcular un gasto común, lo que hace es, básicamente:
- Distribuir gastos (egresos) entre los departamentos
- Verificar si el departamento tenía deudas al momento de prorratear, y si no, verificar si sus pagos estuvieron o no en los plazos indicados (o sea, si se le deben aplicar reglas por mora, ya sea intereses o multas)
- Y finalmente, actualizar las deudas de los departamentos con los nuevos montos.
¿El problema?
Muchas veces, la administración inicia el proceso de cálculo de gasto común, pero antes de terminarlo, agrega ingresos o en general realiza acciones que modifican las deudas de los departamentos, pero luego de que estas ya se hayan empezado a modificar por el proceso de cierre, ocasionando errores en la contabilidad muy difíciles de auditar.
La solución: bloquear las acciones contables del sistema que pueden afectar las deudas y desajustar los montos.
¿Qué sucede cuando se activa el Bloqueo Contable?
Se bloquean todas las funciones que puedan alterar una deuda, además de cambios que afecten el prorrateo y también se bloquean los importadores de ingresos, egresos, deudas y departamentos.
Cuando se activa el Bloqueo Contable
- Existe un prorrateo realizado y no cerrado.
¿Por qué es necesario el bloqueo contable?
Porque evita que se cometan errores muy difíciles de detectar, reduciendo problemas en el cobro de gastos comunes.
¿Qué hacer cuando se activa el bloqueo?
- Si queda algo pendiente: deshacer cálculo, ajustar, prorratear otra vez, revisar y cerrar el cálculo.
Gastos Comunes -> Colillas -> Mes Prorrateado -> Click en "Deshacer Cálculo" - Si ya está, revise el gasto común y si se mandaron las colillas: cerrar cálculo
Gastos Comunes -> Colillas -> Mes Prorrateado -> Click en "Cerrar Cálculo"